Terminowa i efektywna korespondencja z klientami nabiera kluczowego znaczenia szczególnie w przypadku korespondencji transakcyjnej. Często staje się to poważnym wyzwaniem logistycznym, ponieważ każda przesyłka jest imiennie spersonalizowana, a ponadto zawiera inne dane, co skutkuje brakiem możliwości zredukowania liczby generowanych dokumentów poprzez ujednolicenie ich treści.
Dla niektórych nadawców, błędnie wygenerowana przesyłka czy też opóźnienie jej ekspedycji, skutkuje brakiem terminowej wpłaty należności i z reguły są to niebagatelne kwoty. Ponadto konieczność cyklicznej komunikacji z dużą ilością klientów wymusza na organizacjach wdrożenie systemów automatyzujących przygotowywanie i wysyłkę korespondencji.
Coraz większym zainteresowaniem Nadawców cieszą się usługi tzw. Bezkopertowego Systemu Wytwarzania Korespondencji AVISTRANS. Usługa ta, z reguły powiązana z usługą poczty hybrydowej, stanowi kompletne rozwiązanie outsoursingu funkcji związanych z wysyłką korespondencji masowej. Wzrastające zapotrzebowanie Klientów na wytwarzanie masowej korespondencji rozliczeniowej oraz marketingowej, przy jednoczesnym oddelegowaniu funkcji wytwarzania, konfekcjonowania i wprowadzania do obrotu pocztowego, stwarza w organizacji Klienta poczucie spokoju i komfortu, przy jednocześnie efektywnie funkcjonującym procesie produkcji i wysyłki korespondencji, realizowanymi po stronie operatora.
Zlecenie procesu produkcji korespondencji na zewnątrz organizacji oznacza nie tylko sposób na redukcję kosztów ale jest metodą na osiągnięcie wielu innych, wymiernych korzyści tj.: dostępu do specjalistycznej wiedzy, przeniesienia zasobów osobowych do realizacji innych celów, zmniejszenia zapotrzebowania na inwestycje kapitałowe (amortyzacja sprzętu, specjalistyczne oprogramowanie, szkolenie personelu obsługującego) oraz uzyskanie dostępu do mocy produkcyjnych najlepszej jakości.
Bezkopertowy System Wytwarzania Korespondencji AVISTRANS doskonale wpisuje się w outsourcing funkcji, związanych z: przygotowaniem, wytwarzaniem i ekspedycją korespondencji zarówno administracyjnej jak i transakcyjnej.
BSWK AVISTRANS, wdrożony przez operatora w 2009 r., charakteryzuje specyfika przygotowania, wytwarzania i konfekcjonowania dokumentów przed ich przekazaniem do obrotu pocztowego. Przesyłki wytworzone w tym systemie nie posiadają dodatkowych opakowań zewnętrznych (kopert), a koszt ich wytworzenia jest niższy od przesyłek tradycyjnie konfekcjonowanych do kopert.
BSWK AVISTRANS dedykowany jest szczególnie korespondencji wytwarzanej seryjnie, m. in. korespondencji administracyjnej (decyzje administracyjne, wymiary podatków i opłat itp.) oraz transakcyjnej (faktury, załączniki do faktur, bilingi, inne dokumenty rozliczeniowe itp.).
W ramach zlecenia BSWK AVISTRANS, operator przejmuje wykonanie wszelkich czynności składających się na obsługę przesyłek, przygotowując:
- narzędzia informatyczne, niezbędne do bezpiecznego transferu danych i wydruku przesyłek,
- układ dokumentu (skład formularza dokumentu),
- wstępnie spersonalizowanie formularza wg. wzoru uzgodnionego ze zleceniodawcą,
- właściwą korespondencję (ostateczna personalizacja) oraz ewentualnie jej kopie (archiwizacja),
- ewentualne przekazanie nadawcy wytworzonej korespondencji, celem sygnowania przesyłki podpisem analogowym,
- trwałe zabezpieczenie (zamknięcie) druków spersonalizowanych formularzy,
- przekazanie gotowych przesyłek do obrotu pocztowego.
Przesyłki, wytwarzane w systemie BSWK, przybierać mogą postać korespondencji jednostronicowej jak wielostronicowej, do pojemności 7 stron formatu A4 lub zawierać do trzech oddzielnych załączników A4.
Znacząco niższa cena jednostkowa przesyłki wytwarzanej w systemie BSWK, bez uwzględnienia faktycznie ponoszonych przez nadawcę kosztów m. in.: pracy osób zajmujących się ekspedycją poczty, energii, eksploatacji urządzeń drukujących itp. oznacza kilkunastoprocentową redukcję kosztów, a niekwestionowaną wartością dodaną jest schludny, nowoczesny wygląd i sposób zabezpieczenia (zamknięcia) przesyłki.
Stworzenie analogicznego środowiska dla potrzeb wytwarzania korespondencji, we własnym ośrodku masowej produkcji korespondencji jest dla większości nadawców nieopłacalne.
Współpraca z AVISTRANS w ramach Bezkopertowego Systemu Wytwarzania Korespondencji stwarza zleceniodawcom możliwość uporania się z zadaniami, które w ramach ich własnej działalności gospodarczej są trudne do kontrolowania. Przede wszystkim jednak, korzystając ze specjalistycznej wiedzy i profesjonalnej infrastruktury operatora, zleceniodawcy ze względu na schludną i nowoczesną formę wytworzonej korespondencji, efektywnie kształtują relacje ze swoimi klientami, wzmacniając tym samym własny wizerunek i konkurencyjność, przy jednoczesnym ograniczaniu własnych kosztów.
Ponadto operator wytwarza również, na potrzeby zlecającego, korespondencję w formie klasycznej tzn. konfekcjonowanej do kopert, jak również realizuje zamówienia obejmujące: wykonanie projektu koperty firmowej, nadruków (monochromatycznych i kolorowych) na kopertach C6, DL, C5 i C4. Przesyłki, konfekcjonowane do standardowych kopert nie posiadają żadnych ograniczeń co do ich rozmiarów, poza ograniczeniami wynikającymi z pojemności zastosowanych rodzajów opakowań (kopert).
